Check-in en Airbnb: consejos y sugerencias esenciales

Airbnb ha revolucionado el turismo y, más particularmente, los alquileres vacacionales. Además de los servicios y funcionalidades, también ha surgido todo un vocabulario. ¿No decimos «he alquilado un Airbnb», aunque la reserva se haya realizado a través de otra plataforma? Lo mismo ocurre con la llegada de viajeros, que se convierte en un «registro de Airbnb» para muchos anfitriones y, en particular, para los gerentes profesionales o los servicios de conserjería.

¿Qué es el check-in en Airbnb?

Para un viajero, registrarse es sinónimo de llegar y tomar posesión del alojamiento que ha alquilado. En la industria hotelera, el registro implica algunos pasos obligatorios, que sin duda ya ha experimentado:

• Presentación de un documento de identidad
• Pago del saldo o de la reserva completa si es necesario
• Firma de una confirmación de reserva
• Recuperación de la llave/tarjeta de la habitación
• Recopilación de información diversa, como los horarios del desayuno y el código WiFi

En el contexto de un alquiler de Airbnb, según el perfil del anfitrión (individual o profesional), las etapas de llegada pueden variar mucho.

Algunos anfitriones darán la bienvenida a sus viajeros ellos mismos, otros confiarán esta misión a una persona dedicada y otros optarán por una solución de llegada autónoma (caja de llaves, cerradura conectada).

En cuanto a los pasos mencionados como ejemplos anteriores, lo que vemos es que cuanto más experimentado o incluso profesional sea el anfitrión, más se utilizarán estos pasos, pero sobre todo se automatizarán.

Recoger el documento de identidad, firmar un contrato o las condiciones, entregar las llaves y compartir las instrucciones de llegada son ahora pasos bien conocidos por los conserjes de Airbnb y se agrupan en lo que se denomina registro previo al check-in.

¿Cuáles son los beneficios de optimizar tus registros en Airbnb?

Si estás buscando ejemplos y mejores prácticas para realizar de la mejor manera un registro en Airbnb como anfitrión, estás en el lugar correcto. Hemos analizado las formas en que muchos usuarios de Yaago lo hacen y, a continuación, te mostramos las mejores prácticas.

Pero justo antes de compartir nuestros consejos contigo, nos parece importante explicarte por qué optimizar la gestión de las llegadas es crucial, especialmente si eres un profesional del sector. La industria hotelera es una industria mucho más antigua y se puede confiar en ellos si han llegado a esta metodología hoy.

Los profesionales del alquiler a corto plazo también han adaptado y perfeccionado su proceso de trabajo, principalmente adaptándose a los comportamientos y necesidades de los viajeros.

Recopilación de los documentos de identidad de los viajeros

Hay muchas razones para pedir a los viajeros antes o al llegar que proporcionen su documento de identidad:

• Asegúrese de que la identidad corresponda a la indicada en el método de pago, para evitar pagos fraudulentos, tarjetas bancarias robadas y riesgos de contracargos.
• Mostrar a los viajeros que la propiedad que están a punto de ocupar se gestiona con rigor puede frenar el deseo de algunos de comportarse mal.
• Solicitar una identificación antes de la llegada también puede provocar la cancelación de algunos ocupantes que no te hubiera gustado recibir: prostitución, asistentes a fiestas, etc.

Firma de un contrato, condiciones o reglamentos

Incluso si el contrato se celebra entre la plataforma y el viajero, cada vez son más los usuarios que configuran y exigen la firma de condiciones generales o de un reglamento antes de la llegada de sus viajeros. He aquí por qué:

• Al igual que el documento de identidad, tener este tipo de documento firmado establece un marco y limitará el comportamiento de algunos, quienes se sentirán obligados a respetar el compromiso adquirido.
• En raras ocasiones, si el uso del alojamiento por parte de los viajeros infringe las leyes (descargas ilegales, prostitución, contaminación acústica) y las autoridades intervienen, este documento firmado reforzaría tu expediente y te protegería un poco más.
• Al igual que otros arreglos que puedas tomar, cada medida de seguridad adicional que se ponga en marcha será un elemento tranquilizador adicional que tendrás que presentar a tus propietarios.

Una vez explorados los beneficios, veamos qué pasos son importantes y qué hacer al registrarse.

Nuestro consejo para tu check-in en Airbnb

Entrada previa

Como explicamos anteriormente, incluso antes de que lleguen, debes haber gestionado la comunicación con los viajeros de la mejor manera posible. Puedes organizar el registro previo de forma manual, enviándoles un mensaje o un correo electrónico, para compartir información útil para su llegada y pedirles que la proporcionen a cambio.

Pero sinceramente, si se trata de una actividad profesional para ti, tendrás que automatizar este paso. Este consejo es válido tanto para ti (ahorrando tiempo) como para tus viajeros, quienes se sentirán tranquilos por tu profesionalidad.

En Yaago, ofrecemos una función de registro previo, que te permitirá recopilar automáticamente información valiosa:

• Hora de llegada de los viajeros
• Dirección de correo electrónico real
• Necesidades especiales para su llegada y estancia

Pero que también te permitirá compartir información útil para que tus viajeros se sientan bienvenidos:

• Un folleto de bienvenida digital ultracompleto
• Fotos/vídeos para explicar tu proceso de llegada autónoma
• Consejos para aparcar fácilmente cerca de tu casa
• Y mucha más información útil

Anticipar lo que quieren los viajeros es crucial para obtener buenas críticas más adelante.

La llegada de los viajeros

No hay reglas en este momento. Muchos usuarios de Yaago utilizan la llegada autónoma, probablemente también porque ofrecemos la integración con Igloohome y Nuki, lo que permite generar y compartir los códigos de acceso directamente en el folleto de bienvenida.

Sin embargo, otros preferirán organizar una llegada física para su alojamiento, cuando se entreguen las llaves a los viajeros.

En general, esto es lo que vemos:

• En las viviendas pequeñas, se utiliza generalmente la llegada autónoma (cuando es posible), principalmente por motivos de rentabilidad. Si es administrador, comprenderá fácilmente que debe reducir sus costos tanto como sea posible (y, por lo tanto, automatizarlos) para preservar su margen y ser rentable, especialmente en viviendas pequeñas.
• En los alojamientos grandes (apartamentos o villas) y en los lujosos, muchas llegadas siguen siendo físicas, con la presencia de una persona dedicada a dar la bienvenida a los viajeros, mostrarles el alojamiento y explicarles cómo funcionan ciertas instalaciones.

DOS COMENTARIOS INTERESANTES SOBRE LAS LLEGADAS:

Pensar que la llegada autónoma perjudica la experiencia de los viajeros y, por tanto, repercute en la valoración es erróneo. La crisis de Covid ciertamente ha acelerado esta tendencia, que ya era fuerte antes. Más aún, si utilizas el folleto de bienvenida de Yaago para compartir información importante antes de la llegada, los viajeros tendrán poca importancia a la hora de saber si fueron recibidos físicamente o no.

Tener un dispositivo de llegada autónomo en una villa de lujo es inútil. Una vez más, ¡eso no es cierto! Siempre debes saber cómo hacer un check-in en Airbnb mientras estás fuera. Imagina el verano, en la encrucijada de los sábados, si te quedas atrapado en tu alojamiento o en el tráfico y otros viajeros esperan a que llegues. ¿Prefieres permitirles el acceso a la vivienda, a costa del frío mientras esperan tu llegada, o dejarlos afuera, esperando al sol, después de horas de viaje?

Se acabaron las horas de espera por ellos.

Lo habrás entendido, a la pregunta «¿Cómo hago un check-in en Airbnb? » la respuesta es mucho más compleja de lo que parece, en realidad hay que pensar en dos pasos: antes de la llegada y durante la llegada.

Por eso diseñamos Yaago y por eso seguimos evolucionando nuestras funcionalidades, con los comentarios y las solicitudes de nuestros clientes. Como hicimos recientemente con el codiseño del check-in en línea con nuestro cliente Keylodge.

Pero, sobre todo, pensamos en Yaago con la experiencia del pasajero en el centro de nuestras preocupaciones, digitalizándola sí, ¡pero sin deshumanizarla!

Errores que debes evitar al registrarte en Airbnb

Hemos visto las mejores prácticas a la hora de hacer el check-in en Airbnb, ahora veamos rápidamente los errores que debes evitar por completo:

• No tener contacto con el viajero desde la confirmación de la reserva hasta la llegada: ¡está absolutamente prohibido! Por lo tanto, el primer riesgo al que te expones es recibir muchas solicitudes (legítimas) de viajeros que no tienen ni idea y no tienen la información necesaria para llegar tranquilamente a su alojamiento
• No explicarle claramente al huésped cómo va a llegar: si te comunicas con tus huéspedes antes de que lleguen, no pasa nada. Pero, ¿les estás dando la información correcta? Proporcionar fotos o vídeos puede resultar muy práctico para explicar las cosas de forma sencilla.
• No pienses en lo que quieren los viajeros: ponte en su lugar, imagínate quedándote en un lugar y una ciudad desconocidos. ¿Qué información necesitarías?

Conclusión

Registrarse en Airbnb parece sencillo y básico. Es posible que aún no te hayas hecho todas estas preguntas. Quizás no te hayas dado cuenta de que algunos problemas recurrentes con tus viajeros podrían deberse a este paso de tu proceso que no ha sido lo suficientemente complicado.

Esperamos que ahora tenga ideas para reflexionar y mejorar, para aliviar su vida diaria y ofrecer una experiencia excepcional a sus viajeros.

Publicado el 16 de septiembre de 2022

Acerca de Julie

Oficial de comunicación — Everyday Inspiration Fairy