Instaurer un état des lieux pour vos locations saisonnières : quand, comment, pourquoi

Alors que cette pratique n’est pas obligatoire pour les locations de courte durée, elle est vivement conseillée et a donc tendance à se développer de plus en plus. En effet, certains dommages causés de façon récurrente aux logements peuvent avoir des conséquences catastrophiques, notamment financières. Ils peuvent ainsi mettre en péril le développement d’une telle activité. C’est pourquoi certains propriétaires, conciergeries et autres gestionnaires tentent de l’imposer aux voyageurs, même si ces derniers sont loin d’y être habitués. Pour y arriver, encore faut-il être capable de leur présenter ce procédé de la meilleure des manières. Voici quelques éléments qui vous permettront de comprendre les mécanismes, la mise en œuvre et surtout les avantages d’un état des lieux Airbnb, aussi bien pour les hôtes que pour les locataires.

1. Mettre ce système en place à l’arrivée et au départ des voyageurs

État des lieux d’entrée

Il est réalisé au moment où les voyageurs investissent les lieux. Accompagnés de la personne chargée de la gestion du logement ou de son mandataire, ils en font le tour en établissant un inventaire détaillé de chaque pièce et de tous les équipements mis à disposition durant le séjour. C’est un document contradictoire, c’est-à-dire qui peut voir l’ajout de mentions ou d’observations de chacune des deux parties qui le paraphent, datent et signent conjointement.

Les gestionnaires et conciergeries, surtout avec le développement des arrivées autonomes, mettent assez rarement en place cet état des lieux d’entrée. Il peut être très utile sur des logements ayant une valeur de séjour élevée. Mais grâce à sa version digitale, il est désormais tout à fait possible de concilier arrivée autonome et état des lieux.

État des lieux de sortie

Il peut être fait, même si aucun état de lieux d’entrée n’a été effectué. Il est cependant beaucoup plus facile de pouvoir établir un comparatif pour s’apercevoir d’éventuels dégâts subis. Si aucun problème n’est constaté, alors peut s’enclencher la procédure de remboursement du dépôt de garantie (ou caution) mis en place et versé au moment de la réservation.

L’état des lieux de sortie est plus généralement mis en place sur des villas, qui contiennent plus de biens sensibles et où il est possible d’envisager passer 30 minutes avec les voyageurs pour réaliser cette étape.

Sur de petits logements, où le départ peut être autonome, l’état des lieux de sortie est bien souvent réalisé lors du ménage du logement Airbnb, qui peut là encore grâce à Yaago, réaliser des photos, vidéos et vous laisser un commentaire concernant l’état du logement.

2. Établir un état des lieux Airbnb en bonne et due forme

Ce véritable passage en revue qui se fait, en règle générale, en présence de l’hôte ou de son représentant, obéit à certaines recommandations en termes de déroulement et de contenu. Il devra être annexé au contrat de location.

La manière la plus classique de le réaliser, aussi bien pour l’entrée que la sortie, est donc : 

• De faire le tour de tous les espaces intérieurs et extérieurs (le cas échéant) et de mettre en lumière la moindre remarque pour chacun (propreté, vétusté).
• À l’aide de la liste de tous les équipements à disposition, il convient de noter l’état d’usure et de fonctionnement de ces derniers.

Cela peut se faire sur un support papier ou sous forme électronique, mais force est de constater que cette façon de procéder peut s’avérer fastidieuse, à la longue.

Mais rassurez-vous, Yaago apporte des solutions pour vous permettre de digitaliser cette étape. Autrement dit, la possibilité pour les voyageurs, via leur espace voyageurs, de déclarer tout problème constaté dès leur arrivée. Ils peuvent partager un commentaire texte et/ou des photos corroborant leurs remarques directement depuis leur smartphone. C’est un gain de temps considérable pour les gestionnaires et un formidable moyen de proposer une expérience client optimale.

Vous vous demandez comment intégrer cette étape dans votre relation voyageurs ?

Vous pouvez dans les messages automatiques envoyés par Yaago aux voyageurs, prévoir un lien vers cette fonctionnalité. Par exemple dans un e-mail concernant le pré check-in ou le lendemain de l’arrivée.

Ceci afin de maximiser l’usage de la fonctionnalité par les voyageurs. Vous pouvez aussi si vous le souhaitez, ne pas forcément mettre en avant cette fonctionnalité et simplement la laisser à disposition des voyageurs, dans leur livret d’accueil Yaago.

3. Les bénéfices d’un état des lieux

Obtenir gain de cause auprès des plateformes de réservation

Si une plate-forme comme Airbnb propose une garantie hôte pour les dommages causés par le locataire, l’arbitrage du litige peut être compliqué en cas d’absence d’état des lieux. Si le locataire conteste les faits, celui-ci constitue une preuve solide de votre bonne foi.

Profiter pleinement de votre assurance

Si vous utilisez une solution d’assurance pour vos couvrir les éventuels dégâts causés par des voyageurs, l’état des lieux sera, dans ce cas demandé par la compagnie d’assurance, pour espérer une indemnisation en cas de sinistre.

Éviter les vols et autres mauvaises surprises

En ayant des photos prises à l’arrivée et lors du départ, il est beaucoup plus facile de vous rendre compte de la disparition d’un de ses éléments durant le séjour. Cet état des lieux contradictoire permettra aussi de mettre en avant l’état de mobiliers, murs et autres parties du logement qui pourraient être abîmées par les voyageurs.

À noter, que grâce à son livret d’accueil numérique, Yaago vous permet de mettre à disposition des voyageurs autant de guides en photo ou vidéos, des équipements présents dans votre logement. Moyen supplémentaire de prévenir leur détérioration en s’assurant de leur bon usage.

Garantir aux voyageurs les prestations attendues

En effectuant l’état des lieux avec votre locataire ou en lui permettant de faire le tour en autonomie (comme Yaago vous en donne l’opportunité, via sa plateforme), vous lui donnez l’occasion de se rendre compte que ce que vous lui avez promis dans votre annonce correspond bien à la réalité. Le fait de pouvoir vous notifier la moindre remarque, lui donnera le sentiment qu’il sera entendu en cas de problème, que de potentiels dommages déjà existants ne lui seront pas affectés et qu’il pourra récupérer la totalité de sa caution.

Yaago accompagne les professionnels de la location qui souhaitent généraliser l’état des lieux Airbnb en leur fournissant des outils dédiés.