Comment bien maîtriser les opérations de vos logements en tant que conciergerie.

Il n’est plus nécessaire de le prouver, les propriétaires souhaitant rentabiliser leurs investissements immobiliers en les proposant en location courte durée ont tout intérêt à faire appel à des professionnels de la gestion locative pour y arriver. Encore faut-il que ces experts (conciergeries, agences) soient capables de proposer un service correspondant aux attentes de leurs clients. C’est là que la technologie entre en jeu !

Parmi les services fournis, une organisation bien rodée doit être au centre des préoccupations des gestionnaires de locations saisonnières. Optimiser la gestion des tâches en conciergerie en mettant en place un processus bien défini et en les automatisant à bon escient, permettra à coup sûr un gain de temps et donc une croissance significative dans un secteur à forte concurrence et toujours en perpétuel essor. Voici un tour d’horizon des points à mettre en évidence concernant la logistique quotidienne du logement et la collaboration avec ses équipes ou ses sous-traitants.

1.  Gérer les différents types de ménage en fonction de la période et des caractéristiques du logement

Promettre aux voyageurs de profiter de séjourner dans un endroit toujours impeccable est une des choses les plus importantes à prendre en compte en tant que conciergerie. Pour s’assurer de recevoir toujours plus de retours positifs sur la propreté des lieux, il est important de bien réfléchir à la procédure à mettre en place pour que l’entretien se fasse de la façon la plus efficace et la plus fluide possible. Tout d’abord, prévoir le personnel adéquat en fonction de la taille des espaces à nettoyer. Une seule et même personne pourra s’occuper de plusieurs studios dans la journée alors qu’il faudra certainement prévoir de faire appel à toute une équipe pour la remise en état d’une propriété de luxe avec jardin et piscine, le cas échéant. Afin d’organiser cela au mieux il est conseillé de mettre en place plusieurs outils.

Élaboration d’un modèle type de ménage

Entretenir des logements dédiés à la location de courte durée nécessite plus qu’un simple coup de serpillère. C’est pour cela qu’il est nécessaire de bien faire ressortir les tâches indispensables à effectuer entre 2 périodes d’occupation. Celles-ci pourront évidemment être ajustées en fonction des spécificités de chaque logement, mais il est important de toujours bien respecter un certain nombre d’impondérables comme (liste non exhaustive) :

• Passer l’aspirateur.
• Dépoussiérer les meubles.
• Nettoyer les sols et toutes les surfaces.
• Désinfecter la cuisine, la salle de bain.
• Vérifier et nettoyer tous les appareils électroménagers (réfrigérateur, fours, lave-vaisselle, etc.).
• Remplacer les consommables.
• Laver les draps et autres linges de maison.

Mise en place d’une checklist

En mettant en place un tel processus, les conciergeries sont sûres de ne rien oublier sur les choses à faire et à vérifier pour chaque bien en location. De cette manière, les personnes en charge du nettoyage n’ont qu’à respecter ce parcours logistique qui pourra stipuler, par exemple :

• Le nombre de logements à remettre au propre et les plages horaires durant lesquelles intervenir en fonction des départs et des arrivées. Il pourra exister des périodes de ménage intermédiaires ou bien plus en profondeur en basse saison.
• Le contrôle des dommages et autres dégradations éventuellement causés par certains occupants.
• L’affectation d’un rôle ou de missions bien précises pour chaque intervenant.

Il existe évidemment beaucoup d’autres conseils et bonnes pratiques pour le ménage Airbnb. 

💡 Astuce : C’est en ayant à l’esprit la nécessité de mettre en place ces processus métier que chez Yaago, nous avons développé de puissantes fonctionnalités liées à la gestion des tâches. Comme les check-list personnalisées par logement et type de mission par exemple.

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2. Gérer les arrivées et les départs des voyageurs

Pour espérer recevoir toujours plus de commentaires dithyrambiques de la part des locataires et développer ainsi sa clientèle, les conciergeries ont évidemment tout intérêt à mettre en place une procédure de check-in et check-out en bonne et due forme.

Dès qu’ils ont arrêté leur choix, les futurs occupants doivent avoir immédiatement le sentiment d’être pris en charge. Leur expérience voyageur commence dès la réservation confirmée :

• Un petit mot pour les remercier d’avoir jeté leur dévolu sur cette propriété est, en général, du plus bel effet.
• L’envoi d’une liste de toutes les choses importantes à savoir pour préparer au mieux leur arrivée. (Itinéraire, horaires, contact sur place pour toute question, etc.).
• La mise à disposition d’un livret d’accueil ultra complet et personnalisé. Voici, d’ailleurs un modèle de livret d’accueil Airbnb duquel s’inspirer.
• L’explication de la marche à suivre pour accéder au logement en toute simplicité en cas de prise de possession des lieux en autonomie (code serrure connecté ou boite à clé, par exemple).

Durant leur séjour et jusqu’à leur départ, il est primordial qu’ils aient à disposition facilement et rapidement toutes les informations leur permettant de se sentir bien et détendus quant à la vie dans le logement et aux alentours. Bref, ils faut qu’ils se sentent à l’aise de profiter au maximum de leur visite. Là encore, avec une organisation rodée et une automatisation bien pensée de la procédure, les gestionnaires de biens en location saisonnière sauront tirer leur épingle du jeu et proposer des biens de qualité.

💡 Astuce : Yaago se tient aux côtés de ceux qui souhaitent développer leur activité grâce à un logiciel dédié aux conciergeries. Ce parcours voyageurs peut-être entièrement automatisé grâce à nos messages automatiques.

3. Collecter les informations des équipes sur le terrain, encore un bon moyen d’améliorer la gestion des tâches en conciergerie

Une bonne communication avec les différents intervenants dans une location de courte durée est essentielle pour faire en sorte qu’elle soit toujours impeccable et qu’elle puisse correspondre parfaitement aux attentes des visiteurs. Donner la possibilté à une femme de ménage ou à un agent de maintenance de faire un retour immédiat sur l’état d’un logement avant, pendant ou aprés la passage de locataires est un excellent moyen de se rendre compte de la remise en état à effectuer beaucoup plus rapidement.

L’envoi de commentaires, de photos ou vidéos sur les problèmes rencontrés en temps réel permettent une prise de décision rapide sur les dispositions à prendre pour remédier à un certains nombres de ceux-ci (saleté, casse, pannes d’appareil électroménager, entre autres). Le personnel dépêché sur place peut également, grâce à cette façon de faire, bien garantir au responsable de la conciergerie qu’il a bien accompli la mission demandée.

Yaago, via son application, propose un système dédié aux échanges avec les équipes, à la mise en place de planning ajustable en temps réel en fonction des autorisations de chacun. Preuve une fois de plus qu’ils ont pensé à tout pour améliorer la gestion des tâches en conciergerie.

💡 Astuce : Yaago se tient aux côtés de ceux qui souhaitent développer leur activité à chaque moment et même lorsque l’afflux des voyageurs se fait sentir. Il est toujours utile d’anticiper les fluctuations de réservations mais aussi d’avoir l’outil face à prendre en mains pour pouvoir réagir vite.

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